Website optimaliseren voor jouw doelgroep - een toptaken aanpak

Wat zijn toptaken?

Met een toptaken aanpak geef je prioriteit aan enkele meest belangrijkste taken waarvoor de doelgroep de website bezoekt. Dit gaat verder dan het opsommen van taken op de homepage, een goede toptaken aanpak betekent dat de volledige uitvoering van deze taken optimaal is. De kans dat de bezoeker van jouw website zijn taak naar tevredenheid afrond wordt daarmee verhoogd. In dit artikel leggen we uit hoe je in een zes stappen kunt komen tot een pragmatische toptaken aanpak.

Stap 1. Organiseer een toptaken - werksessie

Verzamel collega’s vanuit de disciplines (online) marketing, communicatie, voorlichting. Zij kunnen (en moeten) zich vooral inleven in de behoeftes van de doelgroepen. Ideaal gezien zijn  klanten, leveranciers, directie en andere belanghebbenden ook deelnemer aan de werksessie. Maar dat vraagt veel tijd en organisatie en dat past niet in deze pragmatische aanpak. Als alternatief kan je natuurlijk je collega’s interviews laten afnemen onder vertegenwoordigers van de belanghebbenden. De resultaten nemen ze mee naar de werksessie. De werkgroep zal in 1 of meerdere werksessies komen tot een toptaken aanpak.

Stap 2. Verzamel input

Vraag deelnemers om vooraf onderstaande vragen te beantwoorden. Die timing is belangrijk omdat zo ‘groupthink’ wordt voorkomen. Daarnaast is de kans kleiner dat dominante deelnemers de mening van andere beïnvloeden.

1.    Wat zijn de belangrijkste (3-5) doelstellingen van de website ofwel wat willen we hiermee bereiken?
2.    Wie zijn de primaire (2-3) doelgroepen: voor wie ontwikkelen we de website?
3.    Welke taken moet onze doelgroep(en) op de website zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen uitvoeren? 
4.    Welke overige informatie (maximaal 5) absoluut niet mag ontbreken?

Stap 3: Input verwerken, presenteren en bespreken

De volgende stap is het samenvoegen van de gekregen input en dit tot een overzichtelijk geheel te maken. Het is belangrijk onderscheid te maken tussen echte taken en communicatiedoelstellingen. Een echte taak is bijvoorbeeld: “Ik wil solliciteren bij deze organisatie”. En een voorbeeld van een communicatiedoelstelling kan zijn: “het geven van informatie over onze organisatiecultuur” (aan potentiele sollicitanten).

Het resultaat is een overzicht van taken (bijvoorbeeld in Excel). Verrijk die taken met extra gegevens in een toelichting die je in een aparte kolom zet. Verplaats je bijvoorbeeld in de bezoeker en voeg bij iedere taak mogelijke synoniemen of vergelijkbare benamingen toe. Naast dit overzicht kunnen in een nieuwe kolom de overige communicatiedoelstellingen worden opgesomd, meestal zijn dit de onderwerpen die de organisatie wil ‘zenden’.

Stap 4: Werksessie: input bespreken en prioriteiten bepalen

Aan de hand van het overzicht dat in stap 3 is bepaald, kunnen de genoemde taken en communicatie doelstellingen met de deelnemers worden besproken. Doel is om duidelijk te krijgen wat er met de taken bedoeld wordt, welke taken ontbreken en eventueel welke taken geschrapt kunnen worden. Het is belangrijk dat de samenvoeging van taken als logisch wordt gezien door de deelnemers.

Hierna volgt een belangrijk onderdeel: het prioriteren van de taken. Vraag aan alle deelnemers van de groep om maximaal drie stemmen uit te brengen verdeeld over drie taken. De taken met de meeste stemmen zijn dan de toptaken met de hoogste prioriteit. In bovenstaand voorbeeld zijn de stemmen opgenomen in de 3e kolom, de taken zijn tevens gesorteerd op het aantal stemmen zodat ze op volgorde van prioriteit staan.

Na deze vier stappen is duidelijk wat de toptaken van de bezoekers zijn.

Stap 5 concept bepalen

De toptaken van de bezoekers zijn duidelijk. Het is tijd voor het ontwikkelen van een concept voor de homepage. De interactie ontwerper kan aan de hand van de prioriteiten een wireframe (draadmodel) van de homepage schetsen. Naast de toptaken wordt daarvoor natuurlijk ook naar andere content gekeken. 

Voor een goed begrip van het idee is het van belang om het concept te visualiseren in een wireframe. Elementen worden zo op een schematische manier getoond. Let wel: het betreft een schematische schets. Vormgeving en achtergrond ontbreken nog. Bij de bespreking van dit concept is het van belang om dat goed uit te leggen. Naast het afstemmen en vaststellen van het toptaken concept vormt een wireframe ook een goed startpunt voor het design.

Stap 6 toptaken optimaliseren

Een onderschatte en vaak vergeten stap is het optimaliseren van de gekozen toptaken. Een goedetoptaken aanpak houdt immers in dat deze taak van begin tot het eind zo goed mogelijk kan worden uitgevoerd door de doelgroep. Een illustratie aan de hand van een voorbeeld: Stel je wilt op een website een vergunning aanvragen. Een optimale toptaken aanpak houdt in dat de taak:

1.    Goed wordt voorbereid. Maak duidelijk hoeveel stappen er zijn, hoeveel tijd het aanvragen kost en welke informatie nodig is.
2.    Gemakkelijk wordt gestart. Bijvoorbeeld door het prominent tonen op de homepage van een link.
3.    Gemakkelijk wordt uitgevoerd. Maak formulieren en stappen zo gebruikersvriendelijk mogelijk. Vraag alleen gegevens die echt noodzakelijk zijn en zorg voor het ‘prefillen’ van zoveel mogelijk informatie. Verbeter ook de validatie van velden door bij het verlaten van een veld al aan te geven of de validatie correct is.

Zorg dat duidelijk is wat het vervolg is en wanneer de bezoeker een reactie kan verwachten. Bedenk dat ook het (offline) proces hoort bij een toptaken aanpak. In het voorbeeld zorg je er dan voor dat de behandeling van de aanvraag in de organisatie óók optimaal verloopt. Informeer de aanvrager over het proces en geef duidelijk aan of er meer informatie nodig is. Uiteraard vallen ook het informeren over de beslissing, vervolgstappen en evaluatie onder het toptaken proces.

Conclusie toptaken aanpak

Een toptaken aanpak is nuttig om het website bezoek voor de primaire doelgroep te optimaliseren. Het zorgt voor een focus op de belangrijkste zaken waarvoor de doelgroep naar de website komt. In een aantal duidelijke stappen kan bepaald worden wie de doelgroep is en welke taken zij willen uitvoeren om tevreden te zijn met het resultaat van het websitebezoek. Op basis van de gekozen toptaken kan bovendien het interactie ontwerp en design worden aangestuurd. Tenslotte zorgt de toptaken aanpak er voor dat het gehele proces van dienstverlening aan de doelgroep(en) van begin tot eind geoptimaliseerd wordt.

Vragen voor onze toptaken-expert?

Benader Mark Rooijens direct. Dat kan via mark.rooijens@cipix.nl of 06-24597897.