Online samenwerken aan documenten

Samen werken aan documenten is voor veel organisaties een belangrijk thema. Tegelijkertijd is het lastig om dit goed te organiseren, zeker als de betrokken personen niet op één locatie of op dezelfde tijden werken. Vaak is niet duidelijk wat de laatste document versie is en of alle input hierin verwerkt is. Ook komt het veel voor dat informatie in e-mail berichten is opgeslagen en dat niet alle betrokkenen in dit e-mail verkeer zijn opgenomen.

Herkenbaar? Online samenwerken kan een goede oplossing zijn. Vaak wordt dan gedacht Sharepoint maar inmiddels zijn er goede open source alternatieven beschikbaar. Zo biedt het document management systeem Alfresco bijvoorbeeld de volgende mogelijkheden:

  • Online toegang tot alle documenten, met een goede zoek- en tag functie
  • Afhankelijk van de rollen en rechten kunnen documenten alleen worden ingezien of ook bewerkt worden
  • Het inzien en bewerken van documenten kan online en direct.
    • Dus NIET eerst document downloaden, vergrendelen voor collega’s, aanpassen, opslaan (en onthouden waar), nieuwe versie weer uploaden en vergrendeling verwijderen,
    • Maar WEL: document aanklikken, dit opent in MS Word en de online versie wordt automatisch vergrendeld, bewerken en via de opslaan functie in Word direct weer op het intranet plaatsen in een nieuwe versie.

Bij voorkeur wordt de oplossing geïntegreerd in een intranet omgeving en wordt gebruik gemaakt van bestaande gebruiker gegevens, rollen en rechten. Een extra zetje kan gegeven worden door de samenwerking ‘social’ te maken en de volgende doelen na te streven:

  • Medewerkers weten waar collega's mee bezig zijn, welke kennis zij hebben en wat er nu speelt binnen de organisatie.
  • Samenwerking en communicatie wordt bevorderd door het uitwisselen van kennis gemakkelijk en leuk te maken.
  • Niet alleen zenden maar ook luisteren!

Denk u dat uw organisatie ook een slag kan maken in online samenwerking? Neem deel aan één van onze vrijblijvende werksessies waarin we gezamenlijk bepalen of online samenwerken aan documenten binnen uw organisatie haalbaar is en hoe dit aangepakt kan worden. Na afloop heeft u een concreet beeld van de mogelijkheden, kosten, doorlooptijd en randvoorwaarden.

Interesse? 

Delen