Website optimaliseren voor jouw doelgroep: een toptaken aanpak in 6 stappen - Deel 1

​Websites van servicegerichte organisaties als overheidsinstanties staan voor een grote uitdaging: zorgen dat bezoekers krijgen wat zij zoeken op de website. Een toptaken aanpak biedt de oplossing. In deel één van deze tweedelige serie beschrijven wij de eerste vier stappen van een toptaken aanpak in zes stappen.

Wat zijn toptaken?

Met een toptaken aanpak geef je prioriteit aan enkele meest belangrijkste taken waarvoor de doelgroep de website bezoekt. Dit gaat verder dan het opsommen van taken op de homepage, een goede toptaken aanpak betekent dat de volledige uitvoering van deze taken optimaal is. De kans dat de bezoeker van jouw website zijn taak naar tevredenheid afrond wordt daarmee verhoogd. In dit artikel leggen we uit hoe je in een zes stappen kunt komen tot een pragmatische toptaken aanpak.

Stap 1. Organiseer een toptaken - werksessie

Verzamel collega’s vanuit de disciplines (online) marketing, communicatie, voorlichting. Zij kunnen (en moeten) zich vooral inleven in de behoeftes van de doelgroepen. Ideaal gezien zijn  klanten, leveranciers, directie en andere belanghebbenden ook deelnemer aan de werksessie. Maar dat vraagt veel tijd en organisatie en dat past niet in deze pragmatische aanpak. Als alternatief kan je natuurlijk je collega’s interviews laten afnemen onder vertegenwoordigers van de belanghebbenden. De resultaten nemen ze mee naar de werksessie. De werkgroep zal in 1 of meerdere werksessies komen tot een toptaken aanpak.

Stap 2. Verzamel input

Vraag deelnemers om vooraf onderstaande vragen te beantwoorden. Die timing is belangrijk omdat zo ‘groupthink’ wordt voorkomen. Daarnaast is de kans kleiner dat dominante deelnemers de mening van andere beïnvloeden.

1.    Wat zijn de belangrijkste (3-5) doelstellingen van de website ofwel wat willen we hiermee bereiken?
2.    Wie zijn de primaire (2-3) doelgroepen: voor wie ontwikkelen we de website?
3.    Welke taken moet onze doelgroep(en) op de website zo efficiënt en effectief mogelijk kunnen uitvoeren? 
4.    Welke overige informatie (maximaal 5) absoluut niet mag ontbreken?

Stap 3: Input verwerken, presenteren en bespreken

De volgende stap is het samenvoegen van de gekregen input en dit tot een overzichtelijk geheel te maken. Het is belangrijk onderscheid te maken tussen echte taken en communicatiedoelstellingen. Een echte taak is bijvoorbeeld: “Ik wil solliciteren bij deze organisatie”. En een voorbeeld van een communicatiedoelstelling kan zijn: “het geven van informatie over onze organisatiecultuur” (aan potentiele sollicitanten).

Het resultaat is een overzicht van taken (bijvoorbeeld in Excel, zie het voorbeeld hieronder). Verrijk die taken met extra gegevens in een toelichting die je in een aparte kolom zet. Verplaats je bijvoorbeeld in de bezoeker en voeg bij iedere taak mogelijke synoniemen of vergelijkbare benamingen toe. Naast dit overzicht kunnen in een nieuwe kolom de overige communicatiedoelstellingen worden opgesomd, meestal zijn dit de onderwerpen die de organisatie wil ‘zenden’.

Overzicht van toptaken website

Stap 4: Werksessie: input bespreken en prioriteiten bepalen

Aan de hand van het overzicht dat in stap 3 is bepaald, kunnen de genoemde taken en communicatie doelstellingen met de deelnemers worden besproken. Doel is om duidelijk te krijgen wat er met de taken bedoeld wordt, welke taken ontbreken en eventueel welke taken geschrapt kunnen worden. Het is belangrijk dat de samenvoeging van taken als logisch wordt gezien door de deelnemers.

Hierna volgt een belangrijk onderdeel: het prioriteren van de taken. Vraag aan alle deelnemers van de groep om maximaal drie stemmen uit te brengen verdeeld over drie taken. De taken met de meeste stemmen zijn dan de toptaken met de hoogste prioriteit. In bovenstaand voorbeeld zijn de stemmen opgenomen in de 3e kolom, de taken zijn tevens gesorteerd op het aantal stemmen zodat ze op volgorde van prioriteit staan.

Na deze vier stappen is duidelijk wat de toptaken van de bezoekers zijn. In deel twee van dit artikel gaan we verder met stap 5 en 6 van een toptaken aanpak. Ben je alvast benieuwd naar het resultaat deze aanpak? Onze klantcase waterschap Scheldestromen is een voorbeeld van een toptaken website gebouwd a.d.h.v. deze stappen, bekijk hier die case.

Vragen voor onze toptaken-expert?

Benader Mark Rooijens direct. Dat kan via mark.rooijens@cipix.nl of 06-24597897.

Interesse? 

Delen