6 tips voor een succesvol intranet

1. Stap voor stap naar een succesvol intranet

Het realiseren van een intranet is een flinke klus en niet ieder team beschikt over voldoende capaciteit en ervaring om dat in 1 stap te doen. Bekijk daarom wat je minimaal nodig hebt om de belangrijkste doelen te behalen. Zet dan vervolgens een goede basis op en breid deze beetje bij beetje uit. Stel de gebruikers en de doelstellingen daarbij altijd centraal.

2. Observeer je collega's

Een groot voordeel van het realiseren van een intranet is dat je direct contact hebt met de doelgroep. Onderzoek hoe zij het intranet gebruiken (of niet gebruiken!), wat ze nodig hebben om de dagelijkse taken beter uit te voeren, enz. Dit kan een schat aan informatie opleveren die je kan helpen om het intranet tot een succes te maken.

3. Deel de informatie logisch in

Maak duidelijke keuzes en stel prioriteiten. Niet alle informatie is even belangrijk. Een handige manier om een logische indeling te maken is de card sorting methode. Dit houdt in dat je ieder onderdeel apart op een Post-It briefje zet en deze briefjes dan vervolgens op een logische manier organiseert. Belangrijk is dat je hierbij uitgaat van de behoefte van de gebruiker. Stel jezelf de vraag of de content op een logische plaats staat en ook of de naamgeving van het onderdeel goed aansluit.

4. Zorg voor acceptatie van het nieuwe intranet

Dat is geen eenvoudige want de acceptatie is van veel factoren afhankelijk. Het is wel superbelangrijk want veel intranetten falen omdat er te weinig draagvlak is. Stel daarom een klankbord groep samen met daarin sleutelfiguren uit alle afdelingen van de organisatie en kom regelmatig samen. Vraag waar de behoeftes liggen, vertaal die informatie naar concrete functionaliteiten en content en informeer hen regelmatig tijdens de realisatie. 

De weken na de introductie van het intranet zijn belangrijk. De eerste ervaringen zijn bepalend voor de acceptatie en het gebruik in de toekomst. Vraag diezelfde sleutelfiguren of ze willen fungeren als ambassadeurs van het intranet. Vraag hen content te creëren, om een actieve rol op het intranet te spelen en om anderen te ondersteunen bij het gebruik. Helemaal sterk is het als die ambassadeurs duidelijk herkenbaar op de werkvloer rondlopen, bijvoorbeeld door middel van opvallende buttons (Vraag maar raak, ik ben een intranet expert!) of T-shirts. 

Verzamel in die periode ook de feedback van de ambassadeurs. Als dat wensen voor concrete aanpassingen of aanvullingen oplevert probeer die dan zo snel mogelijk op het intranet door te voeren.

5. Maak het persoonlijk

Als je collega’s het gevoel hebben dat er echt naar ze geluisterd wordt, dat ze hun mening kwijt kunnen dan zal dat sterk bijdragen aan de populariteit van het intranet. Je kunt denken aan comment mogelijkheden, polls, enquêtes en het uitdelen van ‘likes’ als krachtige functionaliteiten. 

Relevantie is ook belangrijk. Geef gebruikers de mogelijkheid om specifieke onderwerpen te volgen of om via filters te bepalen welke specifieke informatie bekeken wordt. 

Een derde manier voor personalisatie is het werken met profielen. Naast praktische informatie zoals contactgegevens en functie is het interessant om je collega’s uit te dagen het profiel te verrijken.  Denk aan het delen van specifieke ervaring en expertise, favoriete personen, inspirerende quotes, enz.

6. Een constante informatie stroom

Informeer medewerkers met een gestage stroom van gevarieerde én nuttige informatie. Zorg ervoor dat ze betrokken blijven door het intranet steeds te vullen met waardevolle content. Denk daarbij verder dan alleen aan handboeken en protocollen. Vergeet ook achtergrond verhalen en het menu van het bedrijfsrestaurant niet. Het zal je misschien verbazen maar de reden waarom mensen terugkeren naar het intranet zit soms in kleine dingen.

Bonus tip ;)  content beheer

Is het huidige intranet een verzamelplaats voor heel veel (verouderde) content geworden? Maak iedere afdeling verantwoordelijk voor het migreren van de eigen pagina's en het onderhoud ervan op het nieuwe intranet. Grote kans dat er een flinke opschoonactie plaatsvindt.

Plannen voor een nieuw intranet? 

Wil je naar aanleiding van dit artikel jouw ideeën voor het nieuwe intranet aan ons voorleggen? We denken graag vrijblijvend mee, je kunt contact opnemen via info@cipix.nl.